يكتب معظم الباحثين عن عمل سيرهم الذاتية بنفس الطريقة: يذكرون المسمى الوظيفي والجهة والمدة، ثم يسردون تحتها قائمة بما كانوا مسؤولين عنه. ومع ذلك يشتكي مسؤولو التوظيف من أن معظم الملفات تبدو متشابهة، وأنهم لا يستطيعون التمييز بين متقدم وآخر رغم اختلاف خبراتهم فعلًا.
والسبب أن وصف المسؤوليات يخبر القارئ بما كان من المفترض أن تفعله، لا بما فعلته أنت تحديدًا. فمن يكتب أنه كان مسؤولًا عن خدمة العملاء يقول شيئًا يقوله كل من عمل في نفس الدور، سواء كان ممتازًا فيه أو بالكاد يؤديه. والقارئ لا يستطيع التمييز لأن العبارة لا تحمل أي معلومة عن مستوى الأداء أو الأثر.
أما من يكتب ما تحقق بسببه، فهو يقدّم شيئًا يخصه وحده. فالنتيجة التي حققتها لم يحققها غيرك بنفس المقدار وفي نفس الظروف، وهي تخبر القارئ عن قدرتك لا عن وصفك الوظيفي. وهذا الفرق هو ما يجعل ملفًا يبرز بين مئة ملف متشابه.
وهذا المقال يشرح الفرق بين المسؤولية والإنجاز، وكيف تستخرج إنجازاتك حتى لو ظننت أنه لا يوجد لديك ما يُذكر، وكيف تصوغها بأرقام حين تتوفر وبدونها حين لا تتوفر.
ما الفرق بين المسؤولية والإنجاز؟
الفرق يبدو دقيقًا في الصياغة وكبيرًا جدًا في الأثر.
المسؤولية تصف ما يقع ضمن نطاق عملك، وهي مأخوذة عادةً من الوصف الوظيفي نفسه. وهي تجيب عن سؤال: ماذا كان مطلوبًا منك؟ ولهذا فإنها متطابقة تقريبًا بين كل من شغلوا نفس الدور.
والإنجاز يصف ما تغيّر بسببك، وهو مأخوذ من تجربتك أنت لا من الوصف الوظيفي. وهو يجيب عن سؤال مختلف: ماذا حدث لأنك كنت هناك؟ ولهذا فإنه يختلف من شخص لآخر حتى في نفس الدور والجهة.
ولتوضيح الفرق عمليًا، لاحظ أن الجملة الأولى في كل زوج مما يلي مسؤولية والثانية إنجاز:
"مسؤول عن متابعة طلبات العملاء" مقابل "قلّصت متوسط زمن الرد على طلبات العملاء من يومين إلى نصف يوم عبر إعادة ترتيب آلية الاستقبال".
"إعداد التقارير الشهرية" مقابل "أتمتة إعداد التقرير الشهري ووفّرت نحو ست ساعات عمل شهريًا كانت تُصرف في التجميع اليدوي".
"المشاركة في تدريب الموظفين الجدد" مقابل "درّبت أحد عشر موظفًا جديدًا خلال سنة، وأصبح الدليل الذي أعددته مرجعًا معتمدًا في القسم".
والملاحظة المهمة أن الجملة الثانية في كل مثال تجيب عن أسئلة القارئ قبل أن يطرحها: ما المشكلة؟ وماذا فعلت؟ وما النتيجة؟ بينما الأولى تترك كل هذه الأسئلة مفتوحة.
كيف تستخرج إنجازاتك من عملك الحالي؟
يشعر كثيرون بأنهم لا يملكون إنجازات تُذكر، خصوصًا في الأدوار التي تبدو روتينية. والحقيقة أن الإنجازات موجودة في معظم الأعمال لكنها غير مرئية لصاحبها لأنه اعتاد عليها.
وهذه سبعة أسئلة تكشفها، اطرحها على نفسك عن كل وظيفة شغلتها:
ما الذي كان يُفعل بطريقة معينة قبلك وتغيّر بعدك؟ أي طريقة عمل أو ترتيب أو نموذج أو أداة اقترحتها أو طوّرتها، حتى لو بدت صغيرة.
ما المشكلة المتكررة التي عالجتها؟ أي شيء كان يسبب تأخيرًا أو خطأً أو شكوى بشكل متكرر ثم قلّ أو توقف بسببك.
ما الذي أنجزته في وقت أقل أو بموارد أقل؟ فتوفير الوقت أو الجهد أو التكلفة إنجاز حتى لو لم يُطلب منك.
ما الذي تحمّلته خارج وصفك الوظيفي؟ كمهام إضافية، أو تغطية دور شاغر، أو مشروع خارج نطاقك.
ما الذي يأتيك زملاؤك من أجله؟ فالشيء الذي تُسأل عنه باستمرار هو مهارة تتقنها أكثر من غيرك دون أن تنتبه.
ما الذي حصلت عليه من تقدير أو ملاحظات إيجابية؟ من مدير أو عميل أو زميل، سواء كان رسميًا أو غير رسمي.
ما الذي تركته خلفك حين انتقلت؟ أي شيء ما زال يُستخدم بعدك: نظام، أو ملف، أو إجراء، أو شخص دربته.
والنصيحة العملية هنا أن تكتب الإجابات كلها أولًا دون فلترة، ولو كانت صغيرة أو بدت غير مهمة. فالفلترة تأتي لاحقًا عند اختيار ما يناسب كل وظيفة، أما في مرحلة الاستخراج فالكم أفضل من الانتقاء.
كيف تجد الأرقام التي تدعم إنجازك؟
الأرقام هي ما يحوّل الإنجاز من ادعاء إلى دليل، ومع ذلك يظن كثيرون أن عملهم لا يحتمل قياسًا.
والحقيقة أن معظم الأعمال قابلة للقياس بشكل ما، وهذه خمس زوايا للبحث عن الرقم:
الكم: كم عدد ما تعاملت معه؟ عدد العملاء، أو الطلبات، أو الملفات، أو المشاريع، أو الأشخاص، أو التقارير. وهذا أسهل رقم يمكن استخراجه في معظم الأدوار.
الوقت: كم استغرق قبل وبعد؟ وكم وفّرت من ساعات أو أيام؟ وهل قلّصت مدة إجراء أو دورة عمل؟
التكلفة: هل وفّرت مبلغًا؟ أو قلّلت هدرًا؟ أو تفاوضت على سعر أفضل؟ وإن لم تعرف المبلغ بدقة، فالنسبة التقريبية مقبولة.
الجودة: كم قلّت الأخطاء أو الشكاوى أو الإعادات؟ وهل ارتفع مؤشر رضا أو تقييم؟
النطاق: كم منطقة أو فرعًا أو قسمًا غطّى عملك؟ وكم شخصًا تأثر بما نفّذته؟
وحين لا تتوفر الأرقام الدقيقة — وهذا شائع لأن كثيرين لا يوثّقون أثناء العمل — فأمامك ثلاثة حلول مشروعة:
استخدم التقدير الواضح بصيغة تدل على أنه تقدير: "نحو"، أو "ما يقارب"، أو "أكثر من". والتقدير الأمين مقبول ومفهوم، والمهم ألا تدّعي دقة لا تملكها.
استخدم النسبة بدل الرقم المطلق إن كنت لا تعرف الأرقام الفعلية لكنك تعرف مقدار التغيّر تقريبًا.
استخدم الوصف النوعي حين يستحيل القياس، بشرط أن يكون محددًا لا عامًا، كأن تصف ما تغيّر في الطريقة أو النتيجة بدل ذكر رقم مصطنع.
والقاعدة الحاكمة: لا تخترع أرقامًا. فكل رقم في ملفك قد تُسأل عنه بالتفصيل في المقابلة، ومن لا يستطيع شرح كيف وصل إليه يفقد مصداقيته كاملة لا في تلك النقطة وحدها.
كيف تصوغ الإنجاز في جملة؟
بعد استخراج الإنجاز والرقم، تأتي الصياغة، ولها بنية تعمل بشكل موثوق.
والبنية الأساسية تجمع ثلاثة عناصر: فعل يصف ما فعلته، ونتيجة قابلة للقياس، وطريقة أو سياق يوضح كيف.
وترتيبها في الجملة يبدأ بالفعل ثم النتيجة ثم الطريقة، لأن القارئ يمسح الملف سريعًا ويلتقط بدايات الأسطر. فوضع النتيجة في آخر الجملة يعني أنها قد لا تُقرأ.
وهذه خطوات الصياغة عمليًا:
ابدأ بفعل محدد يصف ما فعلته: طوّرت، أو قلّصت، أو أعددت، أو درّبت، أو أعدت تنظيم، أو أتمتّ. وتجنّب الأفعال الضعيفة كـ"شاركت في" و"ساعدت في" و"عملت على" إلا إذا كان دورك فعلًا مشاركة، فالصدق أهم من قوة الفعل.
اذكر النتيجة بالرقم مباشرةً بعد الفعل، فهي أهم جزء في الجملة.
أضف الطريقة أو السياق في نهاية الجملة، فهي تجيب عن سؤال "كيف؟" وتمنع الجملة من أن تبدو ادعاءً مجردًا.
اجعل الجملة سطرًا أو سطرين لا أكثر، فالإطالة تُفقد التركيز والقارئ يمسح لا يقرأ.
تجنّب المصطلحات الداخلية الخاصة بجهتك السابقة، فمن يقرأ لا يعرفها. واستبدلها بوصف مفهوم لأي شخص في المجال.
راجع كل جملة بسؤال واحد: هل يستطيع شخص آخر شغل نفس الدور أن يكتب نفس الجملة؟ فإن كانت الإجابة نعم، فهي مسؤولية لا إنجاز وتحتاج إعادة صياغة.
كيف تكتب إنجازات في الأدوار الروتينية؟
هذه أصعب حالة، وهي شائعة في الأدوار التي يبدو فيها العمل متكررًا وثابتًا.
والمفتاح أن الروتين نفسه يمكن قياسه، وأن الاستقرار فيه إنجاز حين يُصاغ بشكل صحيح. فمن يؤدي عملًا متكررًا بدقة عالية وبلا أخطاء لسنوات يقدّم شيئًا حقيقيًا، والمشكلة في التعبير لا في العمل.
وهذه زوايا تعمل في الأدوار الروتينية:
الحجم والاستمرارية: أن تذكر كم عملية أو ملفًا أو معاملة أنجزت خلال مدة، فهذا يُظهر القدرة على التعامل مع الحجم.
الدقة: أن تذكر معدل الأخطاء المنخفض أو خلوّ عملك من الملاحظات، إن كان ذلك موثقًا أو معروفًا.
الالتزام بالمواعيد: أن تذكر التسليم في الموعد أو قبله باستمرار، فهذه صفة يشتكي أصحاب العمل من ندرتها.
التحسين الصغير: أي تعديل أدخلته على الطريقة ولو كان بسيطًا، كنموذج وفّر خطوة أو ترتيب قلّل وقتًا.
التغطية: أن تذكر توليك مهام زميل غائب أو تغطيتك لفترات ذروة.
النقل والتدريب: أن تذكر تدريبك لمن جاء بعدك أو توثيقك للإجراءات.
والقاعدة في هذه الأدوار: الاستقرار والموثوقية إنجاز، والمهم أن يُصاغ بلغة تُظهر أثره لا بلغة تصف الروتين.
أخطاء شائعة في كتابة الإنجازات
بعد معرفة الطريقة الصحيحة، من المفيد معرفة ما يفسدها.
المبالغة في الأرقام أو ذكر نتائج لم تكن أنت سببها المباشر. فالقارئ ذو الخبرة يميّز الأرقام غير المنطقية، والسؤال التفصيلي في المقابلة يكشف كل شيء.
نسبة إنجاز الفريق كاملًا لنفسك. والصياغة الصحيحة أن تحدد دورك ضمن الجهد الجماعي بوضوح، فهذا أصدق وأقوى لأنه يُظهر قدرتك على العمل ضمن فريق.
استخدام أفعال ضعيفة كـ"ساعدت" و"شاركت" في مواضع كنت فيها المنفّذ الأساسي، فهذا يقلل من قيمة ما فعلته دون داعٍ.
الإطالة في الجملة حتى تفقد وضوحها. فالجملة التي تحتاج قراءتين لتُفهم لن تُقرأ مرتين.
ذكر إنجازات لا صلة لها بالوظيفة المتقدَّم إليها، فالمساحة محدودة وما لا يخدم ترشيحك يزاحم ما يخدمه.
تكرار نفس نوع الإنجاز في كل النقاط، فهذا يعطي صورة أحادية عن قدراتك. والأفضل تنويع الزوايا: إنجاز في التحسين، وآخر في الحجم، وثالث في التعامل مع الناس.
الاعتماد على الذاكرة بعد سنوات، فالتفاصيل تضيع والأرقام تُنسى. وهذا يقودنا إلى النقطة الأهم في المقال كله.
كيف توثّق إنجازاتك أولًا بأول؟
هذه أنفع عادة في هذا الباب، وهي التي تفرّق بين من يجد مادة جاهزة ومن يبحث في ذاكرته عند الحاجة.
والمشكلة أن معظم الناس يفكرون في إنجازاتهم حين يحتاجون سيرة ذاتية، أي بعد شهور أو سنوات من حدوثها. وحينها تكون التفاصيل قد ضاعت والأرقام نُسيت، فيكتبون وصفًا عامًا لأنهم لا يتذكرون التحديد.
والحل نظام بسيط لا يستغرق دقائق في الشهر:
افتح ملفًا واحدًا في هاتفك أو حاسبك اسمه سجل الإنجازات، واجعله في مكان تصل إليه بسهولة.
سجّل فيه كل شهر ثلاثة أشياء على الأقل: ما أنجزته، وأي رقم مرتبط به، وأي ملاحظة إيجابية تلقيتها. وخمس دقائق في نهاية الشهر تكفي.
احتفظ بالأرقام وقت حدوثها لا لاحقًا، فهي متاحة الآن ولن تكون كذلك بعد سنة.
احفظ نسخًا من الملاحظات والتقديرات التي تصلك، بريدًا كان أو رسالة أو تقييمًا.
راجع السجل كل ستة أشهر وأعد صياغة ما فيه بلغة السيرة الذاتية، فهذا يجعل المادة جاهزة للاستخدام لا خامًا.
والفائدة الثانية لهذا السجل تتجاوز السيرة الذاتية: فهو مادتك في مراجعة الأداء، وفي طلب زيادة أو ترقية، وفي أي مقابلة تُسأل فيها عن مثال محدد. ومن يملك سجلًا يجيب بثقة، ومن لا يملكه يرتجل ويقدّم إجابة عامة.
أسئلة شائعة
ماذا أفعل إن كنت لا أملك أي أرقام في عملي؟
معظم الأعمال قابلة للقياس بشكل ما، والبحث عن الرقم يبدأ من زوايا خمس: الكم، والوقت، والتكلفة، والجودة، والنطاق. فحتى الدور الذي يبدو غير قابل للقياس فيه عدد ملفات أو معاملات أو أشخاص أو مشاريع. وإن استحال القياس فعلًا، فاستخدم وصفًا نوعيًا محددًا يوضح ما تغيّر بسببك بدل رقم مصطنع. والوصف المحدد بلا رقم أقوى بكثير من رقم مخترع قد تُسأل عنه.
هل يمكنني ذكر أرقام تقريبية؟
نعم، بشرط أن تكون الصياغة صادقة وأن تدل على أنها تقدير، بعبارات مثل "نحو" أو "ما يقارب" أو "أكثر من". والتقدير الأمين مقبول تمامًا ومفهوم لدى من يقرأ، لأن كثيرًا من الجهات لا تتيح للموظف الوصول إلى أرقامها الدقيقة. والمهم أن تستطيع شرح كيف وصلت إلى التقدير إن سُئلت، فالسؤال عن الرقم وارد جدًا في المقابلة.
كم إنجازًا أذكر تحت كل وظيفة؟
من ثلاثة إلى خمسة للوظائف الأحدث والأقرب صلة بما تتقدم إليه، وأقل من ذلك للوظائف القديمة أو الأبعد صلة. والمعيار ليس العدد بل الصلة: فالإنجاز الذي يشبه ما ستفعله في الوظيفة المستهدفة يستحق مساحة، وما لا صلة له يزاحم بلا فائدة. ومن الأفضل ثلاثة إنجازات قوية ومحددة من ستة عامة ومتشابهة.
كيف أكتب إنجازًا كان عملًا جماعيًا؟
حدد دورك بوضوح ضمن الجهد الجماعي بدل نسبة الإنجاز كاملًا لنفسك أو التنازل عنه كليًا. فصياغة مثل "ضمن فريق من أربعة، توليت الجزء الفلاني وأسهم ذلك في النتيجة الفلانية" أصدق وأقوى من الاثنين. والقارئ المتمرس يقدّر هذا الوضوح، لأنه يُظهر قدرتك على العمل ضمن فريق ومعرفتك بحدود مساهمتك.
هل أذكر إنجازات من وظائف قديمة جدًا؟
اذكرها بإيجاز شديد أو احذفها إن كانت بعيدة زمنيًا وغير مرتبطة بما تتقدم إليه. فالمساحة محدودة والقارئ يركّز على الأحدث. والاستثناء أن يكون إنجازًا قديمًا وثيق الصلة بالوظيفة المستهدفة، فهنا يستحق البقاء ولو باختصار. والقاعدة العامة: كلما بعدت الوظيفة زمنيًا، قلّ التفصيل فيها.
كيف أتعامل مع إنجاز لا أستطيع الإفصاح عن تفاصيله؟
بعض الأعمال تخضع لالتزامات سرية تمنع ذكر أسماء عملاء أو أرقام أو تفاصيل مشاريع. والحل أن تصف نوع العمل ونطاقه وأثره دون التفاصيل المحمية، كأن تذكر حجم المشروع أو القطاع دون ذكر اسم الجهة. واحترام التزاماتك التعاقدية جزء من مهنيتك، ومن يفصح عن معلومات محمية في سيرته يثير سؤالًا مشروعًا لدى الجهة الجديدة عمّا سيقوله عنها لاحقًا.
0 تعليقات